Geschäftsunterlagen wirtschaftlich aufbewahren
Nach dem Handels- und Steuerrecht sind Kaufleute dazu verpflichtet, Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre aufzubewahren. In diesem Zusammenhang sind Apothekenleiter verpflichtet, eine entsprechende Rückstellung in der Bilanz zu bilden. Welche Höhe sollten diese haben, und welche Kosten sind in die Berechnung einzubeziehen?
Da die Bildung einer Rückstellung, insbesondere dann, wenn sie erstmals durchgeführt wird, zu einer nicht unerheblichen Gewinnsenkung und somit auch zu einer Steuersenkung führt, sind ApothekerInnen gut beraten, diese Bilanzierungsmöglichkeit optimal für sich zu nutzen. Für folgende Unterlagen bestehen Aufbewahrungsverpflichtungen:
- Zehnjährige Aufbewahrungspflicht: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Arbeitsanweisungen dazu und sonstige Organisationsunterlagen, sämtliche Buchungsbelege (Ein- und Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, etc.).
- Sechsjährige Aufbewahrungsfrist: empfangene Handelsbriefe, abgesandte Handelsbriefe, alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Interesse sind.
Die Aufbewahrungsfrist kann sich noch erheblich verlängern. Der Grund: Sie erlischt nicht, solange die Unterlagen, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, steuerlich bedeutsam sind. Da kommen schnell einige Hundert Ordner zusammen, für deren Aufbewahrung ein Raum bereitgehalten werden muss.
Das Gesetz lässt zwar Erleichterungen zu, indem es die Speicherung auf Datenträger gestattet. Gleichzeitig besteht jedoch die Verpflichtung, durch das Vorhalten der entsprechenden technischen Ausstattung jederzeit das Lesbarmachen der gespeicherten Daten auf eigene Kosten zu ermöglichen.
Nelson Cremers (cremers@cremers-partner.de)
Diesen Artikel finden Sie in APOTHEKE + MARKETING 02/2008 auf Seite 46 f. oder als PDF-Download im Kasten oben rechts.
