Wie schreibe ich ein Arbeitszeugnis?
Gerade in Zeiten, in denen häufigere Arbeitsplatzwechsel in der Biografie von Arbeitnehmern nichts Ungewöhnliches sind, müssen sie besonderen Wert darauf legen, ein wohlwollend formuliertes und inhaltlich wie formal korrektes Zeugnis zu erhalten. Worauf Apothekenleiter bei dessen Abfassung achten sollten, um unerfreuliche Streitigkeiten oder gar gerichtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden, erläutert unser Autor anhand zahlreicher Fallbeispiele.
PKA Frau Fink war vom 1. Januar 2006 bis 31. Dezember 2008 in der Bären-Apotheke angestellt. Das letzte Jahr ihrer dreijährigen Tätigkeit befand sie sich in Elternzeit. Der Arbeitgeber, Apotheker Hartmann, erwähnt die einjährige Elternzeit im Arbeitszeugnis. Dagegen klagt Frau Fink mit der Begründung, dass Ausfallzeiten nicht im Zeugnis erwähnt werden dürften, wenn sie nicht mindestens 50 Prozent der Gesamtdauer des Arbeitsverhältnisses ausmachen. Sie bekommt Recht.
Zeugnis ist nicht gleich Zeugnis
Dieser Fall zeigt auf, dass Arbeitgeber heutzutage bei der Zeugnisformulierung besondere Sorgfalt walten lassen sollten. Häufig scheitert eine rechtssichere Zeugniserstellung an der fehlenden Kenntnis über den korrekten Aufbau und Inhalt und die wesentliche Rechtsprechung, die über das Thema Zeugnis ergangen ist. Auch eine Außerachtlassung der vorgeschriebenen Form führt oftmals zu Streit oder sogar zu gerichtlichen Auseinandersetzungen, die von vornherein hätten vermieden werden können.
Dem legitimen Interesse eines Arbeitnehmers, gerade in Zeiten häufigerer Arbeitgeberwechsel, ein ordnungsgemäßes Zeugnis zu bekommen, sollte jedoch Rechnung getragen werden. Dieser Beitrag durchleuchtet daher den allgemeinen Aufbau, Inhalt und Form von Arbeitszeugnissen und will vor allem Arbeitgebern Hilfestellung bei dieser Aufgabe leisten.
Arten von Zeugnissen
Bei noch andauerndem Arbeitsverhältnis hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, wenn er ein berechtigtes Interesse an der Ausstellung nachweisen kann. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn er einen anderen Arbeitsplatz sucht. Außerdem kommen als zu akzeptierende Gründe die Übernahme einer anderen Tätigkeit durch den Arbeitnehmer, die Übernahme der Apotheke durch den Erwerber nach Betriebsübergang sowie persönliche Veränderungen (Elternzeit, Altersteilzeit, etc.) in Betracht. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer bei tatsächlichem Ausscheiden einen Anspruch auf ein schriftliches Endzeugnis (§ 109 Gewerbeordnung).
Grundsätzlich unterscheidet man bei den Zeugnisarten nach einfachem Zeugnis und qualifiziertem Zeugnis. Ein einfaches Zeugnis stellt einen Tätigkeitsnachweis dar, während das qualifizierte Zeugnis auch eine Leistungs- und eine Verhaltensbeurteilung enthält. Das Berufsausbildungszeugnis gibt einen Nachweis über das Ausbildungsverhältnis und enthält ebenfalls Leistungs- und Verhaltensformulierungen. Einen Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses haben neben Angestellten auch Auszubildende, Volontäre, Praktikanten und Leiharbeitnehmer.
Die äußere Form
Grundsätzlich ist jedes Zeugnis schriftlich zu erteilen und vom Arbeitgeber eigenhändig zu unterschreiben. Das bedeutet auch, dass ein Zeugnis nicht in elektronischer Form, etwa in Form einer E-Mail oder als Telefax ausgestellt werden kann.
Fallbeispiel 1: Der Arbeitgeber, Herr Schulz, stellt seiner Filialleiterin nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis aus, welches er auf weißem Papier handschriftlich verfasst und mit einem Bleistift unterschreibt. Damit hat der Apothekenleiter gleich mehrere Formvorschriften bei der Zeugniserstellung außer Acht gelassen. Zunächst einmal muss ein Zeugnis mit einem dokumentenechten Stift unterschrieben werden, so dass eine Unterzeichnung mit Bleistift oder dergleichen nicht möglich ist. Weiterhin muss ein Zeugnis sauber, ordentlich und mit Maschinenschrift geschrieben sein.
Die äußere Form darf potenzielle neue Arbeitgeber nicht zu der Annahme verleiten, der Zeugnisaussteller distanziere sich vom eigentlichen Zeugnisinhalt, indem er die ordnungsgemäße Zeugnisform nicht einhält. Auch Verbesserungen, Streichungen, Flecken oder Rechtschreibfehler sollten daher in einem Zeugnis nicht vorkommen. Wenn der Arbeitgeber in seinem Apothekenbetrieb üblicherweise Geschäftsbögen oder Firmenbriefbögen verwendet, muss auch ein Zeugnis darauf geschrieben sein (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 3. März 1993 AP BGB § 630 Nr. 20).
Fallbeispiel 2: Herr Meier, der Inhaber der Rosen-Apotheke übersendet seiner gekündigten Arbeitnehmerin ein Zeugnis, welches er mit dem Ausstellungsdatum 28. Januar 2009 versieht. Das Arbeitsverhältnis war bereits am 31. Dezember 2008 beendet worden. Die Arbeitnehmerin verlangt die Rückdatierung des Zeugnisses auf den 31. Dezember 2008. Das Arbeitsgericht gibt ihr Recht.
In diesem Fall ist das häufige Problem der richtigen Datierung des Arbeitszeugnisses aufgetreten. Die Rechtsprechung sagt hier, dass ein Zeugnis stets das Datum der Ausstellung – also eigentlich das Datum, zu dem das Arbeitsverhältnis endet – tragen muss. Das bedeutet, dass auch ein nachträglich geschriebenes oder berichtigtes Zeugnis auf dieses Datum zurückdatiert werden sollte. Hintergrund für diese Rechtsprechung ist, dass ansonsten bei künftigen Arbeitgebern der Eindruck erweckt werden könnte, ein Zeugnis sei erst nach Meinungsverschiedenheiten und ggf. einer gerichtlichen Auseinandersetzung ausgestellt worden (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 9. Oktober 1992 AP BGB § 630 Nr. 19). Somit soll der Arbeitnehmer vor diesem eher ungünstigen Anschein geschützt werden, obwohl einige Zeugnisse ja tatsächlich erst nach einer längeren gerichtlichen Auseinandersetzung ausgestellt werden.
Fallbeispiel 3: Herr Meier stellt ein Zeugnis aus. Er faltet es zweimal und versendet es per Post an die Arbeitnehmerin. Diese verlangt daraufhin die erneute Zusendung eines ungefalteten Zeugnisses. Zu Recht? Oftmals wird ein ungefaltetes Zeugnis durch den Arbeitnehmer gefordert. Ein Zeugnis darf allerdings dann geknickt werden, wenn der Arbeitgeber es dem Arbeitnehmer auf dem Postweg zuschickt und vom Originalzeugnis saubere und ordentliche Kopien angefertigt werden können, bei denen sich die Falzungen des Originals nicht abzeichnen (BAG, Urteil vom 21. September 1999, 9 AZR 893/98).
Martin Hassel (martin.hassel@dr-schmidt-und-partner.de)
Diesen Artikel finden Sie in APOTHEKE + MARKETING 05/2009 auf Seite 30 ff. oder als PDF-Download im Kasten oben rechts.
