Dokumentation - das bürokratische Pflichtprogramm
In einer Apotheke müssen zahlreiche Unterlagen dokumentiert werden. Die gesetzlichen Grundlagen dafür ergeben sich aus der Apothekenbetriebsordnung, dem Medizinprodukterecht, dem Betäubungsmittelrecht und zahlreichen anderen Rechtsbestimmungen. Damit der Aktenkeller nicht überquillt, lohnt es, die Aufbewahrungsfristen zu kennen und regelmäßig die Unterlagen zu sichten.
Die nachfolgenden Dokumentationen können, so weit möglich, heute durchweg auch per EDV erfolgen. Allerdings muss stets ein schneller Zugriff auf die aktuellen Daten gesichert sein. Da aber Protokolle regelmäßig für Unterschriften ausgedruckt werden müssen, sich damit die anfallenden Papiermengen also kaum reduzieren lassen, sollte in jeder Apotheke individuell überlegt werden, welche Daten sich besser EDV-technisch oder doch traditionell per Hand erfassen und verwalten lassen.
Apothekenbetriebsordnung
Die meisten Dokumentationspflichten ergeben sich aus der Apothekenbetriebsordnung. Allein nach § 22 der Apothekenbetriebsordnung müssen in einer öffentlichen Apotheke mindestens zehn Ordner oder Mappen angelegt werden:
- Herstellungsprotokoll für Defektur (§ 8 ApBetrO)
- Prüfprotokoll für Defektur (§ 8 ApBetrO)
- Prüfprotokoll für Ausgangsstoffe (§§ 6, 11 ApBetrO)
- Prüfprotokoll für Fertigarzneimittel (§ 12 ApBetrO)
- Dokumentation über die Einfuhr von Arzneimitteln (§ 73 AMG)
- Erwerb und Abgabe von verschreibungspflichtigen Tierarzneimitteln (§ 19 ApBetrO)
- Meldung festgestellter Arzneimittelrisiken (AMK-Meldebögen; § 21 ApBetrO)
- Dokumentation der veranlassten Maßnahmen bei Rückruf, Chargensperrung oder der Vernichtung von Arzneimitteln aufgrund von Rückrufen (Rückrufe und die entsprechenden Dokumentationsbögen aus der „Pharmazeutischen Zeitung“;§ 21 ApBetrO)
- Erwerb und Abgabe von Produkten, die unter das Transfusionsgesetz fallen (§§ 17, 22 ApBetrO).
Constanze Schäfer
Diesen Artikel finden Sie in DAS PTA MAGAZIN 08/2007 auf Seite 22 ff. oder als PDF-Download im Kasten oben rechts.
